Zeitfresser Dokumentenchaos? Magmacore bringt Struktur, Sicherheit und Effizienz in Ihre Dateiablage – und rechnet sich bereits im ersten Monat.
Dokumenten- & Datei-Management (DMS) mit Magmacore
Verträge, Rechnungen, Projektpläne, Bilder – überall verstreut, nirgends gefunden? Unternehmen verlieren wöchentlich Stunden durch unstrukturierte Dateiablage. Magmacore bündelt alle Dokumente zentral, mit klaren Rechten, Versionierung, Volltextsuche und Automatisierung. Ergebnis: Weniger Chaos, mehr Zeit, bessere Kontrolle – und Einsparungen, die sich schon im ersten Monat bezahlt machen.
Das Problem: Verteilte Dateien und verlorene Zeit
Viele kleine und mittelständische Unternehmen speichern ihre Dokumente auf Netzlaufwerken, in E-Mails oder Cloud-Ordnern. Diese dezentrale Struktur führt zu:
- Verlust von Arbeitszeit: Mitarbeitende suchen 1–2 Stunden pro Woche nach Dokumenten.
- Fehlern: Falsche Versionen oder doppelte Dateien führen zu Missverständnissen.
- Compliance-Risiken: Vertrauliche Daten liegen ungeschützt.
- Wachstumsbremsen: Mit steigender Dokumentenzahl wird das Chaos exponentiell größer.
Die Lösung: Zentrales DMS mit Magmacore
Magmacore ersetzt die verstreute Ablage durch ein zentrales, flexibles und sicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS).
- Zentrale Dateiablage: Alle Dokumente liegen an einem Ort, mit rollenbasierten Rechten.
- Metadaten & Suche: Dateien erhalten Schlagworte, Kategorien, Datumsfelder – mit schneller Volltextsuche.
- Versionierung: Änderungen sind nachvollziehbar, ältere Versionen jederzeit abrufbar.
- Automatisierung: Erinnerungen bei Vertragsfristen, automatische Ablage und Archivierung.
- DSGVO-konform: Verschlüsselung, Protokollierung und Zugriffsverwaltung out of the box.
So funktioniert die Implementierung
- Woche 1: Analyse der bestehenden Dateiablage und Strukturplanung.
- Woche 2: Einrichtung von Modulen (z. B. Verträge, Projekte, Personalakten) und Rechtevergabe.
- Woche 3: Migration der wichtigsten Dokumente und Schulung der Mitarbeitenden.
- Woche 4: Aktivierung von Workflows, Fristen und automatisierten Erinnerungen.
Der Mehrwert: Sofort spürbare Effizienz
Ein reales Beispiel: 10 Mitarbeitende sparen durch Magmacore im Schnitt 60 Arbeitsstunden pro Monat (6 h pro Person). Bei 30 €/h ergibt das 1.800 € monatliche Ersparnis – die Lizenzkosten amortisieren sich also in weniger als 30 Tagen.
- +40 % Zeitgewinn durch schnellere Abläufe.
- +100 % Übersicht über alle Unternehmensdokumente.
- 0 % Chaos dank klarer Struktur und Suchfunktion.
Warum Magmacore?
- Single Point of Truth: Alle Informationen zentral und konsistent.
- Flexibel erweiterbar: Individuelle Felder, Workflows und Module ohne Programmierung.
- Sicher & DSGVO-konform: Zugriffsrechte, Protokolle, Verschlüsselung.
- Einfach skalierbar: Für Start-ups bis Mittelstand – wächst mit dem Unternehmen.
Fazit
Magmacore verwandelt unübersichtliche Dateiablagen in ein strukturiertes, sicheres und effizientes Informationssystem. Kein Suchen, kein Chaos, keine vergeudete Arbeitszeit mehr. Schon im ersten Monat zeigt sich: Magmacore rechnet sich.